Directiesecretaresse Algemeen Directeur (Almelo/thuis)

Justitiële Informatiedienst (Justid)

  • Stand­plaats Almelo
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €2.817 - €3.782
  • Niveau Bachelor - HBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 6 december Nog 6 dagen
  • Vacaturenummer Justid2022/081
  • Plaatsingsdatum 22 november 2022
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Directiesecretaresses zijn echte alleskunners. Jij bent als een zeer ervaren directiesecretaresse dé rechterhand van onze algemeen directeur en helpt hem om onder optimale omstandigheden te kunnen acteren. Jij ondersteunt en ontzorgt, dat vind je leuk én daar ben je een ster in. Ben jij daarom voor onze algemeen directeur goud waard?

Wat je doet
Jij maakt het verschil door te signaleren waar ondersteuning gewenst is en dit proactief op te pakken. Je weet hoofd- van bijzaken te scheiden en houdt overzicht, zeker als het druk is! Je bent de spin in het web en bent daardoor ook een beetje de oren en ogen van de algemeen directeur in een complexe omgeving.
Je denkt in oplossingen, nieuwsgierig naar nieuwe dingen en levert een actieve bijdrage aan de verbetering van processen. Acties worden in nauwe afstemming met de directiesecretaris bepaald.
Je neemt, bij afwezigheid van de directiesecretaris, zijn taken waar. Denk daarbij aan o.a. het voorbereiden en notuleren van de wekelijkse vergadering van het Directieteam.
Natuurlijk is je werk en administratie altijd in orde en regel je je zaken met souplesse en tact.

Ben je benieuwd wat er op een gemiddelde werkdag op jouw to-do lijst staat?
Denk dan bijvoorbeeld aan het (complexe) agendabeheer van de algemeen directeur, het beheren van de stukkenstroom in iBabs en van de netwerkcontacten, het voorbereiden en notuleren van diverse overleggen en het opvolgen van de actie- en besluitenlijst, maar ook aan het reserveren van in- en externe vergaderruimtes en hotelovernachtingen.

Wat bieden we?

  • Een informele en dynamische omgeving waar we werken aan een veilige samenleving met onze maatschappijkritische informatiesystemen.
  • Een marktconforme beloning tussen € 1.837,- en € 3.782,- bruto per maand bij een 36-urige werkweek.
  • Daar bovenop een individueel keuzebudget van 16,37% dat, op het moment van jouw keuze, in te zetten is voor geld, verlofdagen of bijvoorbeeld een fiets.
  • Onze goede secundaire voorwaarden, als bijvoorbeeld onze verlofregelingen en een thuiswerkvergoeding, zijn te vinden op https://www.caorijk.nl/
  • Een fulltime werkweek is 36 uur. We bieden veel flexibiliteit in de manier waarop je dit wilt indelen zodat je carrière en je privéleven goed op elkaar aansluiten.
  • De standplaats is Almelo, echter is Hybride werken, met onze faciliteiten, het uitgangspunt. Dit betekent een combinatie van werken op kantoor en werken thuis. Tezamen met je team en/of directe collega’s maak je hier praktische afspraken over.
  • Een gedreven en behulpzaam team met korte lijntjes naar leidinggevenden en/of directie.
  • Werken aan je eigen talent, persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling vinden we bij Justid vanzelfsprekend. Zo zorgen we voor jouw duurzame inzetbaarheid en kan Justid inspelen op ontwikkelingen in de samenleving en/of technische vernieuwingen.
  • Je krijgt 208 verlofuren op basis van een 36-urige werkweek (vanaf 2023).
  • Bij Justid stimuleren we reizen met het OV! Je krijgt een OV-chipkaart waarmee je gratis voor je werk reist.
  • Je pensioen is goed geregeld via het ABP.

Dit vragen we van jou

  • Je hebt een hbo werk- en denkniveau;
  • hebt minimaal 5 jaar werkervaring opgedaan als directiesecretaresse of managementassistente;
  • hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • Je bent 32-36 uren beschikbaar; bij voorkeur 5 dagen per week of minimaal flexibel;
  • Je kunt omgaan met vertrouwelijke informatie;
  • Je bent flexibel en kunt meebewegen in verandering;
  • Je hebt goede kennis van MS-Office, met name in Excel, Word en Outlook;
  • Je hebt bij voorkeur ervaring met iBabs.

Herken je dit bij jezelf?

  • Je bent klantgericht en zorgt ervoor dat je goed weet wat er speelt in de organisatie;
  • Je kunt je eigen werk en dat van anderen goed organiseren en kunt prioriteiten stellen in zowel je eigen werkzaamheden als in de werkzaamheden/agendapunten van de algemeen directeur;
  • Je bent representatief, ambitieus, flexibel en stressbestendig;
  • Je bent sensitief en beweegt je gemakkelijk in een ambtelijke en politieke omgeving;
  • Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel in woord als geschrift;
  • Je bent een teamplayer, maar ook in staat om zelfstandig te werken.
  • Je bent proactief en neemt initiatieven om de algemeen directeur zoveel als mogelijk te ontzorgen.
  • Salaris­niveau schaal 8
  • Maand­salaris Min €2.817 Max. €3.782 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
  • Minimaal aantal uren per week 36
  • Maximaal aantal uren per week 36

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

We beginnen met een arbeidsovereenkomst van een jaar. Bij ongewijzigde
omstandigheden en gebleken geschiktheid wordt deze omgezet in onbepaalde
tijd.

Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig.

Je bent bereid incidenteel buiten kantoortijden te werken.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Het (directie)secretariaat valt onder de afdeling stafbureau, waar ook de teams HRM, communicatie, huisvesting en facilitair onder vallen. Het stafbureau valt onder de directie bedrijfsvoering, wat gericht is op het soepel laten verlopen van het primaire proces. Vanuit de diverse disciplines levert bedrijfsvoering proactief, integraal en klantgericht ondersteuning en advies, zodat onze opdrachtgevers en afnemers optimaal worden bediend. Momenteel wordt onderzocht of het directie secretariaat en het secretariaat samen te voegen is om zo de krachten te bundelen en meer en betere ondersteuning te kunnen bieden. Het directiesecretariaat bestaat uit 6 directiesecretaresses en het secretariaat uit 3 secretaresses.

Justitiële Informatiedienst (Justid)

De Justitiële Informatiedienst zorgt dat cruciale informatie beschikbaar is op het juiste moment voor de juiste persoon. In de strijd voor een veilige en rechtvaardige samenleving helpt de Justitiële Informatiedienst met betrouwbare informatie en slimme oplossingen. Zo bouwen wij aan een krachtige verbinding tussen mens, informatie en technologie.

Naast de systemen die Justid zelf ontwikkelt en beheert, beheert Justid in opdracht van verschillende ketenpartners nog enkele andere systemen. Vaak hebben deze systemen raakvlakken met de kernapplicaties die Justid beheert en dragen ze indirect bij aan het integer en integraal persoonsbeeld. De ontwikkeling en het beheer van ketensystemen, ketenafspraken en andere organisatie-overstijgende activiteiten is het domein waarop Justid zich verder wil bewegen. Primair de strafrechtsketen, maar ook de jeugd- en vreemdelingenketen.

Strikt vertrouwelijke informatie
Vingerafdrukken, informatie over de gezinssituatie, een strafverleden of de geldigheid van een verblijfsvergunning. Detentie-informatie voor slachtoffers en burgemeesters wanneer een dader weer vrijkomt. Enkele voorbeelden van informatie die wij, via onze ICT-voorzieningen, beschikbaar stellen. Informatie die strikt vertrouwelijk is en met veel zorg moet worden behandeld: het gaat immers over mensen. En dat is ons werk; zorgen dat de juiste informatie beschikbaar is over een persoon. Wij maken dit mogelijk door slim gebruik te maken van bestaande technologie en door innovaties en creativiteit te stimuleren.

Wij zijn Justid
Er werken ruim 400 professionals bij Justid. Met onze teams in Almelo, Zutphen, Leeuwarden en Den Haag werken we met marktconforme producten, tools en technieken, vanuit deskundigheid en vakmanschap. Zo is ons voortbrengingsproces agile ingericht, en werken we aan continue verbetering van onze producten en diensten. Dit geven we vorm door een uiteenlopend scala aan functies: product specialisten, juridisch medewerkers, delivery management, relatiemanagement, functioneel- en technisch beheerders, specialisten rondom netwerk- en infrastructuurbeheer, beveiligingsfunctionarissen, informatieanalisten, ontwikkelaars, testers, maar ook ondersteunende taken rondom financiën, inkoop en HRM zijn daarbij van cruciaal belang.

Justitiële Informatiedienst (Justid)

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Diana Slot-Montagne

06-25657806

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Medewerkers Beheer HRM

088-9989000

Solliciteren?

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Juridisch adviseur Almelo - Den Haag

Justitiële Informatiedienst (Justid)
  • Stand­plaats Almelo
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 6 december
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Senior Controller

Justitiële Informatiedienst (Justid)
  • Stand­plaats Almelo
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 13
  • Reageren voor 6 december
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Informatieanalist

Justitiële Informatiedienst
  • Stand­plaats Almelo
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 9 december
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)