Voordat een strafbaar feit op zitting staat ofwel voor de rechter verschijnt, gaan er tal van administratieve processen aan vooraf om dat voor elkaar te krijgen. Van het dossier dat de officier van justitie op zitting moet hebben tot aan het regelen van het vervoer van een verdachte naar de rechtbank. Overal komt administratie bij kijken om dat soepel te laten verlopen. Onze afdeling administratie is daar verantwoordelijk voor.
Als Coördinerend Administratief Medewerker lever je een belangrijke bijdrage aan het opstellen, beheren en onderhouden van werkprocesbeschrijvingen en werkinstructies. Daarbij is het van belang dat de werkprocessen binnen de afdeling administratie, maar ook daarbuiten, goed op elkaar aansluiten. Je zorgt ervoor dat de uitvoering van de dagelijkse werkprocessen en werkzaamheden goed en efficiënt verloopt. Dit doe je door medewerkers te instrueren en te motiveren bij de uitvoering van de werkzaamheden en ook door gericht feedback te geven. Je bewaakt de uitvoering van gemaakte werkafspraken, signaleert (mogelijke) knelpunten en komt met mogelijke oplossingsvoorstellen. De coördinerend administratief medewerker voert zelf ook uitvoerende werkzaamheden uit die behoren bij de functie van administratief medewerker.
Over het verloop van de processen en het halen van de productie- en resultaatgerichte afspraken rapporteert de coördinerend administratief medewerker aan de teamleider. Je bent actief bezig met informatievergaring ten behoeve van het inzichtelijk maken van voorraden, werklijsten, doorlooptijden en de voortgang van de werkzaamheden. Je bent proactief en signaleert trends. Deze leg je zowel gevraagd als ongevraagd voor aan de teamleider. Verder draag je bij aan de ontwikkeling en invoering van nieuw beleid, werkwijzen, processen en systemen. Je neemt deel aan (landelijke) overleggen en draagt zorg voor een terugkoppeling van relevante informatie uit deze overleggen richting medewerkers en teamleiders(s).
Tot slot geef je mede uitvoering aan (interne) audits, rapporteer je over de uitkomsten hiervan en stel je verbeterplannen op.