• Stand­plaats IJmuiden
  • Uren per week 0
  • Niveau Bachelor - HBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 2 augustus
  • Vacaturenummer 11365
  • Plaatsingsdatum 2 mei 2022
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Ben jij een vlotte, proactieve en verbindende secretaresse en wil je graag (samen)werken voor het bestuur en de directie van de veelzijdige gemeente Velsen? Reageer dan!

Bestuurssecretaresse gemeente Velsen
24 uur per week


Je bent verantwoordelijk voor het agenda- en telefoonbeheer van een van de wethouders van de gemeente Velsen. Je regelt alles wat daarbij komt kijken en bent het visitekaartje van het bestuur en de directie. Goed kunnen plannen en prioriteren, en daarbinnen snel schakelen is hierin een must. Je beheert de complexe agenda en mailbox en pakt de hieruit voortvloeiende acties op en bereidt verschillende overleggen voor. Je verricht representatieve taken bij ontvangsten en bezoeken. Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten en maakt hier verslagen van. Je geeft tijdig signalen in het kader van de voortgangsbewaking van afspraken en acties. Je werkt prettig samen met 6 andere secretaresses waarmee je het bestuurs- en directiesecretariaat vormt en vervangt en helpt elkaar waar nodig. Jullie gezamenlijke klant is immers het college en de directie.

Een dag als bestuurssecretaresse.
Om ongeveer 8.00 uur start je dag. Je checkt je agenda, zodat je weet wanneer je je overleggen hebt die dag en zet alvast je gegevens daarvoor klaar. Je checkt de mail van jezelf en de wethouder waarvoor je werkt. De acties haal je er uit en kan je later op de dag of als het spoed heeft afstemmen. Stukken die voor vergaderingen zijn nagezonden voeg je toe in Ibabs. Je had de eerdere stukken al in ibabs gezet voor dat overleg. Op maandag is het werkoverleg van de wethouder met zijn afdelingen(en). Je notuleert het overleg en geeft tussendoor aan dat de deelnemers welkom zijn. Na het overleg pak je de acties op en zet je uit en maakt het verslag die week af, want deze moet je tenslotte op donderdag weer aan de agenda toevoegen. Geen dag is hetzelfde dus ook vandaag gaan onverwachts overleggen niet door of moeten met spoed gepland worden. Je maakt keuzes welke overleggen voorrang hebben en houdt hierbij rekening met fysiek of digitaal. Tussendoor gaat de telefoon voor vragen en blijven de mailtjes met verzoeken binnen komen. Je stemt veel af met collega's en je werkt in een team met nog 6 collega's van het bestuurs- en directiesecretariaat. Aan het eind van de dag "sluit" je af, maar je weet door je prioritering wat je hebt laten liggen voor de volgende dag. Dat is zo leuk! Geen dag is hetzelfde, de verzoeken, de overleggen, jouw kennis en meedenken wordt elke dag opnieuw aan je gevraagd.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Gemeente Velsen

Van levendige havens met industrie tot brede duinen en watersport: de gemeente Velsen heeft inwoners, ondernemers en bezoekers veel te bieden. De ongeveer 500 medewerkers van de gemeente zetten zich dagelijks in om al dat moois te behouden en verder te ontwikkelen. Samen werken wij voor bijna 70.000 Velsenaren aan een vitale en leefbare gemeente.
Onze wendbare dienstverlening richt zich op een leefbare en aantrekkelijke gemeente waarin iedereen meedoet en we in energiek samenspel aan een duurzame toekomst werken.

Het team
Dit team Ondersteuning richt zich op het ondersteunen van het bestuur, de directie en de programma's. Kabinetszaken en het coördineren van evenementen uit naam van de gemeente vallen ook onder dit team.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

afdeling HR afdeling HR

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

afdeling HR afdeling HR

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Gemeente Velsen nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Kwaliteitsmedewerker burgerzaken

Gemeente Velsen
  • Stand­plaats IJmuiden
  • Uren per week 0
  • Reageren voor 21 juli
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Allround medewerker burgerzaken

Gemeente Velsen
  • Stand­plaats IJmuiden
  • Uren per week 0
  • Reageren voor 10 augustus
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Basisregistratie personen specialist

Gemeente Velsen
  • Stand­plaats IJmuiden
  • Uren per week 0
  • Reageren voor 12 juli
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)