Adviseur inkoop en contractbeheer

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur 1 jaar
  • Uren per week 32 - 36
  • Maand­salaris €2.805 - €3.963
  • Niveau Bachelor - HBO
  • Vakgebied Inkoop
  • Reageren voor 1 mei
  • Vacaturenummer DGVBR/FMH/2020/01
  • Plaatsingsdatum 20 maart 2020
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Functie­omschrijving

Het organiseren van bijeenkomsten, het beheren van werkplekken en het uitvoeren van verhuizingen; het is slechts een greep uit de facilitaire producten en diensten die wij als FMHaaglanden in de regio Den Haag voor het Rijk doen. Veelzijdig en veelomvattend dus. Met nu voor jou een plek als adviseur inkoop en contractbeheer. Een baan die niet minder veelzijdig en veelomvattend is!

Je gaat aan de slag bij het cluster Contractbeheer, Inkoop en Ondersteuning en maakt deel uit van een hecht en enthousiast team. Met z’n twaalven ben je dagelijks bezig met operationele inkoop en contractbeheer. Specifiek zijn voor jou als adviseur inkoop en contractbeheer de volgende taken actueel:

  • Het beheren van de afdelingspostbus en het eerste aanspreekpunt zijn voor alle vragen uit de organisatie en van leveranciers (onder meer over contracten, orders en bestellingen).
  • Het verwerken van inkoopaanvragen in DigiInkoop.
  • Het verzamelen, registreren, administreren en beheren van aangeleverde gegevens/contracten en ze toetsen op volledigheid, tijdigheid en juistheid.
  • Het verzorgen van de informatievoorziening richting dienstverlening/locatieteams en centrale afdelingen voor (nieuwe) contracten en processen.
  • Het actueel houden van de bedrijfsvoeringssystemen Digidoc, DigiInkoop en Planon.
  • Het bewaken van contracten en andere relevante operationele contractgegevens en het opstellen van managementinformatie.
  • Het uitvoeren van het operationele inkoopproces (het beoordelen van de inkoopaanvraag en het omzetten naar een inkooporder bij de leverancier).
  • Het aansluiten van nieuwe leveranciers in DigiInkoop.
  • Het participeren in een inkoopteam voor offertetrajecten en (Europese) aanbestedingen en het proactief adviseren over het inkoop- en facturatieproces.
  • Het proactief bijdragen aan het optimaal inrichten van het contractenlandschap van FMHaaglanden, de processen en de procedures.
  • Het bewaken van de kwaliteit en rechtmatigheid van de dossiers en de systemen door periodieke controles.

Functie-eisen

  • Je hebt hbo-niveau met bijvoorbeeld een opleiding in de richting van facilitair management (of vergelijkbaar) en een actuele inkoopopleiding.
  • Je hebt kennis van en ervaring met operationele inkoopprocessen en procedures binnen de Rijksoverheid en relevante werkervaring met inkoopprocessen en –systemen.
  • Je hebt kennis van en ervaring met de markt en leveranciers op het vlak van facilitaire inkopen.
  • Je kunt je prima verdiepen in een klant om zijn/haar wensen en eisen helder te krijgen, waarop je gericht je vervolgactie(s) afstemt.
  • Je analyseert makkelijk vraagstukken en informatie, waarbij het van elkaar onderscheiden van hoofd- en bijzaken voor jou geen punt is; je structureert de verkregen informatie en geeft daarbij de verbanden aan.
  • Je bent leergierig en je wilt resultaat zien van wat je doet.
  • Je bent je bewust van de regels en verschillende posities, gevoeligheden en krachtenvelden in je omgeving en stemt je handelen daarop af.
  • Je weet je werk goed te plannen en organiseren, met altijd de juiste prioriteiten.
  • Je bent iemand die op een actieve wijze graag samenwerkt, wat zich onder meer uit in het afstemmen van werkzaamheden en het delen van kennis en ideeën.
  • Je kunt je prima vinden in onze kernwaarden op het vlak van service: herkenbaar, eigenaarschap, enthousiast en samen.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 9
  • Maand­salaris Min €2.805 Max. €3.963 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
  • Contract­duur 1 jaar
  • Minimaal aantal uren per week 32
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Meer over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

FMHaaglanden
Kijkend naar de skyline van Den Haag zie je direct een groot deel van de panden die wij faciliteren. Wij leveren namelijk facilitaire producten en diensten in gebouwen binnen de Haagse regio. Dit doen we met ruim vijfhonderd medewerkers voor de werkplekken van circa dertigduizend rijkscollega's.

Wat FMHaaglanden doet
FMHaaglanden (FMH) zorgt voor de volledige dienstverlening in een pand. Van het organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen, receptie en catering, inrichten en beheren van werkplekken en meubilair, postvoorzieningen, vervoer van bewindslieden, tot het uitvoeren van verhuizingen en kunstbeheer. Wij hebben veel contact met klanten en denken in oplossingen om te zorgen voor een prettige werkomgeving van onze klanten.

Wat wij bieden
Bij FMH krijg je alle ruimte om je verder te ontwikkelen, zowel binnen als buiten jouw functie. Onze organisatie is altijd in beweging en we blijven onze dienstverlening verbeteren en vernieuwen. Dat vragen wij ook van jou. Zodat we onze klanten in ons verzorgingsgebied, dat groter wordt, optimaal kunnen bedienen.

Wil je meer over FMH weten? Bekijk onze website www.fmhaaglanden.nl of onze bedrijfsfilm: www.rovid.nl/bzk/fmh/2017/bzk-fmh-20170123-idkb1bpb7-web-hd.mp4.

FMH bestaat uit de organisatie-eenheden Regie, Dienstverlening, Bedrijfsvoering en Ontwikkeling en Projectmanagement. Regie is binnen FMH verantwoordelijk voor het afstemmen van de klantvraag (relatiemanagement) en het leveranciersaanbod (leveranciersmanagement) en komt zo jaarlijks tot de dienstverleningsafspraken. Dit doet Regie op basis van de Rijksproducten-en-dienstencatalogus.

Afdeling Inkoop en Leveranciersmanagement
De belangrijkste taken van de afdeling Inkoop en Leveranciersmanagement (ILM) zijn het participeren in en coördineren van aanbestedingen en het zorgen voor de implementatie van contracten. Hetzelfde geldt voor het werken volgens het Strategisch Contract en Leveranciersmanagementmodel.

Door ILM wordt met marktpartijen en rijkspartners en –leveranciers samengewerkt. We zijn als afdeling verantwoordelijk voor het recht- en doelmatig inkopen door FMH.

De afdeling ILM heeft de volgende clusterindeling:

  • Contractbeheer, Inkoop en Ondersteuning (CIO)
  • Leveranciers- en Contractmanagement
  • Producten- en Dienstenmanagement

De vacature valt onder het cluster CIO.

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) werkt aan brede maatschappelijke en politieke opgaven. Bijvoorbeeld aan een efficiënte bouw- en woningmarkt en één effectieve rijksdienst met een soepel functionerende bedrijfsvoering. Zo zijn we ook verantwoordelijk voor slim beheer en ontwikkeling van het rijksvastgoed en een goede ontwikkeling van bestuurders en ambtenaren. We beschermen de nationale veiligheid en waarborgen de grondwet en koninkrijksrelaties. BZK is de hoeder van de democratie.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Rob van den Berg, Manager Inkoop en Leveranciersmanagement

06-50738329

Irene van der Valk, Senior adviseur bedrijfsvoering Inkoop en Leveranciersmanagement

06-29369455

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Marilyn Antonia, Backoffice werving & selectie

06-50738020

Shamin Naipal, Backoffice werving & selectie

06-46748145

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Teamleider FMHaaglanden

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 10
  • Reageren voor 7 april
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Coördinator team Contact UBR|HIS

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 8 april
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Beleidsmedewerker arbeidsvoorwaarden en pensioen

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 30-36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 30 maart
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd