Adviseur bedrijfsvoering Lokale Medewerkers

Ministerie van Buitenlandse Zaken

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur 24 maanden
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €2.805 - €3.963
  • Niveau Bachelor - HBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel, Financieel / economisch, Personeel en organisatie
  • Reageren voor 1 juni Nog 7 dagen
  • Vacaturenummer 63415783
  • Plaatsingsdatum 16 mei 2020
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Functie­omschrijving

Als adviseur bedrijfsvoering zorg je ervoor dat alles tiptop in orde is voor de lokale medewerkers bij de posten waar jij verantwoordelijk voor bent. Dit doe je natuurlijk niet alleen. Bij het cluster Lokale Medewerkers in Den Haag kom je terecht in een gezellig team van collega’s, die allemaal hun eigen deel van het postennet van het ministerie van Buitenlandse Zaken voor hun rekening nemen.

Bij de afdeling Lokale Medewerkers (LM) werken we via het principe van zelforganisatie. Dit betekent dat er geen hiërarchie is binnen de afdeling. Elke medewerker heeft een aantal rollen en samen zorgen we ervoor dat alle werkzaamheden uitgevoerd worden. Voor jou betekent dit dat er veel ruimte is voor eigen verantwoordelijkheid en initiatief. We zijn een gedreven en hecht team. We staan voor elkaar klaar wanneer dit nodig is. Niet alleen werkinhoudelijk, maar ook als het gaat om bijvoorbeeld de afstemming van vakantie of even inspringen voor een collega die veel werk te verzetten heeft.

Volgens het zelforganiserende principe zijn er binnen LM een aantal domeinen (thema’s) met verschillende medewerkers. Als adviseur bedrijfsvoering mag je een aantal domeinen faciliteren en neem je deel aan andere domeinen. Bijvoorbeeld communicatie of contractmanagement.

Sinds 1 januari 2020 is, naast de personeelsadministratie, de salarisadministratie (in samenwerking met een externe payrollprovider) van alle lokale medewerkers bij LM belegd. De piek van de werkzaamheden rondom de wereldwijde salarisbetaling en voorbereidingen hiervoor ligt in de eerste twee weken van een maand. Daarnaast worden in die twee weken alle urgente vragen (zoals indiensttredingen) verwerkt. In de tweede helft van de maand wordt de aandacht verplaatst naar de personeelsadministratie.

Wat ga je doen?

  • Je bent, voor je eigen posten, verantwoordelijk voor de maandelijkse salarisadministratie van de lokale medewerkers. Hierbij verwerk je de maandelijkse mutaties en heb je contact met de payrollpartij.
  • Je bent verantwoordelijk voor HR-zaken, zoals in- en uitdiensttredingen melden, en het registreren van contracten, verlofdagen en werkroosters.
  • Je bent verantwoordelijk voor het toepassen van de juiste arbeidsreglementen. Nederland is actief in meer dan honderd landen, dus je hebt te maken met honderd verschillende lokale arbeidsreglementen.
  • Je bent verantwoordelijk voor het afdragen van de juiste belastingen en sociale zekerheidspremies.
  • Je zorgt dat alles juist wordt geadministreerd en gearchiveerd.
  • Je controleert en berekent ontslagvergoedingen en pensioenaanvullingen.
  • Je werkt aan grote en kleine projecten binnen je cluster of de afdeling, bijvoorbeeld op het gebied van communicatie.
  • Je draagt bij aan de vernieuwing, digitalisering en optimalisering, zowel inhoudelijk als procesmatig.

Kortom, als adviseur bedrijfsvoering bij het cluster LM heb je een uitdagende en afwisselende functie binnen een gezellig team. Je komt te werken in een omgeving waar je je niet hoeft te vervelen, maar waar het helpt als je je hoofd koel weet te houden.

Functie-eisen

  • Je hebt een HR-achtergrond (hbo) en werkervaring als HR-medewerker/-adviseur.
  • Je hebt ervaring met de uitvoering van arbeidsvoorwaarden- en arbeidsjuridische regelingen.
  • Je hebt affiniteit met informatisering en informatiemanagement (functioneel beheer, workflowsystemen en digitalisering).
  • Je bent iemand met een dienstverlenende instelling en kunt je inleven in de klant in het buitenland. Klantgericht handelen en communiceren is jou dan ook op het lijf geschreven.
  • Je bent vernieuwend en pakt kansen voor continue verbetering proactief op.
  • Je bent financieel sterk en hebt cijfermatig inzicht: lastige berekeningen met bijvoorbeeld verschillende valuta schrikken je niet af.
  • Je bent goed in Excel.
  • Je spreekt en schrijft goed Nederlands en Engels.
  • Je bent nauwkeurig, begrijpt de voordelen van werken met deadlines en doorlooptijden en kunt goed prioriteiten stellen.
  • Je kunt goed omgaan met ‘lastige’ klanten.
  • Je bent energiek en toont daadkracht en creativiteit, waarmee je aan het team bouwt.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 9
  • Salaris­omschrijving

    Je salaris is afhankelijk van je kennis en ervaring. Voor collega’s binnen de Rijksoverheid met een vast dienstverband is alleen een detachering mogelijk.

  • Maand­salaris Min €2.805 Max. €3.963 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
  • Contract­duur 24 maanden
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Wat kun je van ons verwachten?

  • Verantwoordelijkheid om je functie naar eigen inzicht vorm te geven.
  • Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.
  • Mogelijkheid tot thuiswerken.
  • Tablet en iPhone van het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ).
  • Volledige reiskostenvergoeding (zakelijk ov-abonnement).
  • Vriendelijke en bevlogen collega’s.
  • Persoonlijk budget voor jouw duurzame inzetbaarheid en vitaliteit.
  • Een werkplek in de binnenstad van Den Haag.
  • Een dertiende maand en vakantiegeld.
  • Mogelijkheid tot deelname aan ‘Young BZ’.

Bijzonderheden

  • Solliciteren? Upload je motivatie en cv via de button ‘direct solliciteren’.
  • De selectieprocedure bestaat uit de briefselectie en een of meerdere gesprekken.
  • De selectiegesprekken vinden plaats vanaf de tweede week van juni.

Meer over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

3W|WereldWijd Werken is een shared service organisatie binnen het ministerie van Buitenlandse Zaken. 3W ondersteunt alle medewerkers van de Rijksoverheid die voor korte of lange duur in het buitenland of in het Caribisch deel van het Koninkrijk verblijven voor de uitoefening van de internationale functie. Zo zorgen we onder meer voor voorlichting en voorbereiding van de medewerkers en hun gezinsleden. Daarnaast bieden we ondersteuning op het gebied van verhuizingen, vergoedingen, keuringen en vaccinaties, dienstreizen, diplomatieke paspoorten en visa, rechtspositie, post- en goederenvervoer, huisvesting in het buitenland, crisismateriaal, videoconferencing, inkoop en vertalingen.

3W bestaat uit drie afdelingen: Dienstenverlening en Relatiemanagement, Huisvesting Buitenland, en Personeel Buitenland (PB). De afdeling PB bestaat uit vier clusters met gezamenlijk bijna 85 medewerkers. Het cluster Lokale Medewerkers ondersteunt chefs de poste en operationeel managers op de post als het gaat om de rechtspositie van de lokale medewerkers op de post. Ook is 3W verantwoordelijk voor de tijdige en correcte salarisuitbetaling. Kernbegrippen voor werken binnen 3W zijn: interdepartementaal, digitaal en met de klant centraal.

Jij maakt deel uit van een enthousiast team van ongeveer dertig collega’s. Het team bestaat onder andere uit HR-administrateurs, payroll administrateurs en diverse HR-specialisten. Daarnaast heb je actief contact met de managers op de posten wereldwijd. Jij bent de schakel tussen HR, payroll en de managers op de posten.

Ministerie van Buitenlandse Zaken

Het ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering, inclusief de ontwikkelingssamenwerking, en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.

Het ministerie van Buitenlandse Zaken voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in leeftijd, geslacht, cultuur, achtergrond, kennis en competenties.

Ministerie van Buitenlandse Zaken

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Leonie Idsinga, Adviseur Bedrijfsvoering

070 348 4270

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Mark Schütz, Adviseur Werving & Selectie

070-348 4000

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Ministerie van Buitenlandse Zaken nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Adviseur subsidieverstrekking / coördinerend beleidsmedewerker subsidies

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 13
  • Reageren voor 3 juni
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Coördinerend adviseur data- en informatiemanagement

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 13
  • Reageren voor 29 mei
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

HR-adviseur

Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied
  • Stand­plaats Zaandam
  • Uren per week 32-36
  • Reageren voor 7 juni
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd