• Stand­plaats Apeldoorn
  • Contractduur 1 jaar
  • Uren per week 32 - 36
  • Maand­salaris €3.028 - €4.247
  • Niveau Bachelor - HBO
  • Vakgebied Documentatie en Informatievoorziening
  • Reageren voor 6 februari Nog 1 dag
  • Vacaturenummer DOCD/BW/23/01
  • Plaatsingsdatum 23 januari 2023
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Het beheersproces kent vele facetten: inhuizen, transporteren, registreren, ompakken, (digitale) informatieverstrekking, uithuizen en ten slotte facturatie.
De hier bedoelde adviseur bedrijfsvoering zal zich vooral richten op de intern uit te voeren projecten en de daaruit voortvloeiende elementen vanuit de bedrijfsvoering zoals personeel, informatie, financiën en proces(verbetering) ter ondersteuning van de teamleider Beheren locatie Apeldoorn.

Taken:

  • Geeft functioneel leiding aan een door de teamleider aangewezen cluster en treedt op als informant m.b.t. gesprekscyclus;
  • Leveren van een bijdrage aan het verbeteren van de kwaliteit en efficiency van de voorkomende werkprocessen;
  • Komt met verbetervoorstellen en is in staat deze te implementeren;
  • Voorziet namens de afdeling beheren in informatie t.b.v. facturatieproces;
  • Draagt inhoudelijk bij aan de algehele (gebundelde) informatie voorziening vanuit het beheer;
  • Ondersteund het voorbereidingsproces rekening houdend met productiebegroting en personeelsplanning;
  • Is vraagbaak voor de gehele afdeling Beheren;
  • Bij uitvoering intern:
  • Coördineert en begeleidt de uitvoering op basis van de vastgestelde werkinstructie planning;
  • o Faciliteert i.s.m. Planning en Logistiek het interne transportproces;
  • o Controleert de operationele voortgang en de kwaliteit van de werkzaamheden en
  • rapporteert de bevindingen.
  • Je hebt een hbo werk- en denkniveau
  • Je hebt affiniteit met archivering- en logistieke processen.
  • Je kunt projectmatig werken
  • Je beschikt goede contactuele eigenschappen
  • Je bent in staat om geheel zelfstandig je verantwoordelijkheid te nemen
  • Kennis en ervaring in het werken met MAIS en Exact Synergy is een pré
  • Salaris­niveau schaal 9
  • Maand­salaris Min €3.028 Max. €4.247 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
  • Contract­duur 1 jaar
  • Minimaal aantal uren per week 32
  • Maximaal aantal uren per week 36

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bereidheid tot het ondergaan van een veiligheidsonderzoek

Meer over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

De afdeling Beheren bestaat uit het team Relatiebeheer en Communicatie, het team Planning en Logistiek, drie teams fysiek archiefbeheer, inclusief het team Plaatsingslijsten en het team Informatie en Archiefdiensten.

Kerntaken van de 3 teams fysiek archiefbeheer (2 in Apeldoorn en 1 in Winschoten) zijn het in beheer nemen van archiefbestanden van zorgdragers en het uitvoeren van werkzaamheden op het terrein van logistiek, opslag en beheer. Ook zorgen we voor de daadwerkelijke vernietiging en overdracht van het archief, zodat onze depots op orde blijven.

Het team Informatie- en Archiefdiensten voert de meer specialistische archiefdiensten uit, zoals het adviseren en uitvoeren van WOB-, AVG- of inzage-verzoeken; Ook bibliotheektaken van diverse zorgdragers zijn bij dit team ondergebracht.

Het team Planning en Logistiek zorgt voor de tijdige aankoop en levering van benodigd materiaal (dozen, rolcontainers, etc.) en plant alle logistieke bewegingen die nodig zijn om de fysieke archieven op het juiste moment op de juiste plek te krijgen.

Het team Relatiebeheer en Communicatie zorgt voor het uitbouwen en onderhouden van de relatie met alle klanten van Doc-Direkt en de communicatie zowel intern als extern. Bij nieuwe wensen van klanten coördineren zij het maken van offertes en zorgen zij er zo voor dat de orderportefeuille goed in beeld is voor de hele organisatie. Uiteindelijk krijgt elke klant van Doc-Direkt daarmee de aandacht die nodig is.

Uitdagingen waar de afdeling Beheren voor staat zijn: ervoor zorgen dat onze opslag van papieren archief blijft bestaan, dat we onze dienstverlening op uniforme wijze gaan digitaliseren en dat we nieuwe dienstverlening ontwikkelen of bestaande dienstverlening uitbreiden voor meer klanten.

BZK/DGVBR/Doc-Direkt/Beheren

Doc-Direkt

Binnen DGVBR (Directoraat-Generaal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk) van het Ministerie van BZK is een aantal Shared Service Organisaties (SSO's) ondergebracht die zich richten op de bedrijfsvoering van het Rijk. Doc-Direkt is een van die SSO's en stelt zich tot doel rijksdiensten te ontzorgen in de verschillende aspecten van hun informatiehuishouding. Daartoe levert Doc-Direkt een breed scala aan diensten en producten, variërend van archiefopslag en archiefbewerking tot het faciliteren van digitaal werken en digitale informatieopslag.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Jeroen van den Tillaar, Teamleider Apeldoorn

06-18306914

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Team Backoffice Werving & Selectie

070-4266161

Solliciteren?

Doc-Direkt nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Strategisch Adviseur Governance & Dienstverlening

Doc-Direkt
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 14
  • Reageren voor 10 februari
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Strategisch Adviseur Kennis, Onderwijs & Onderzoek

Doc-Direkt
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 14
  • Reageren voor 10 februari
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Architect Dienstverlening

Doc-Direkt
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 14
  • Reageren voor 10 februari
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd