Wij zijn op zoek naar een enthousiaste collega die ons team komt versterken en een belangrijke rol speelt in het beantwoorden van vragen via telefoon en e-mail. In deze rol draag je bij aan een soepel verloop van het proces door klantgericht en oplossingsgericht te handelen.
Vind je het leuk om in teamverband te werken en denk je graag mee? Dan ben jij de collega die we zoeken!
Als Administratief Medewerker bij het ILC ben jij het eerste aanspreekpunt voor binnenkomende vragen. Je houdt je bezig met het beantwoorden van vragen van collega's, ketenpartners en externe partijen via telefoon en e-mail. Daarnaast zorg je ervoor dat alle ontvangen informatie, vragen en documenten correct geregistreerd en verwerkt worden in onze systemen.
Je hebt intensief contact met collega’s van verschillende afdelingen en ketenpartners zoals de IND, AVIM en Koninklijke Marechaussee. Je beantwoordt vragen snel en nauwkeurig en signaleert eventuele knelpunten in de communicatie of processen, waarbij je actief meedenkt over verbeteringen.
Het ILC is een dynamisch en innovatief team, dat aan de voorkant van het proces opereert. Onze afdeling binnen DTenV zorgt voor de tijdige en correcte afhandeling van vragen, documenten en poststukken. Korte communicatielijnen met afdelingen zoals ICT en Bedrijfsvoering helpen ons om het primaire proces te ondersteunen en soepel te laten verlopen.
Jouw taken:
• Beantwoorden van telefonische en e-mailvragen van collega’s, ketenpartners en externe partijen;
• Verzorgen van correspondentie, eventueel in een vreemde taal, en zorgen voor de verdere afhandeling;
• Registreren en verwerken van binnenkomende informatie en vragen;
• Onderhouden van contact met externe partijen en collega’s over de afhandeling van (reis)documenten;
• Doorvoeren van nieuwe administratieve procedures in systemen;
• Reageren op spoedverzoeken en zorgen voor een snelle afhandeling;
• Bewaken van deadlines en kwaliteitseisen in het beantwoorden van vragen en verwerken van documenten;
• Uitvoeren van overige administratieve taken.