Administratief medewerker contractbeheer

Ministerie van Buitenlandse Zaken

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur 24 maanden
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €2.817 - €3.782
  • Niveau MBO - 4
  • Vakgebied Administratief / secretarieel, Inkoop / verkoop
  • Reageren voor 10 oktober Nog 11 dagen
  • Vacaturenummer 571
  • Plaatsingsdatum 16 september 2022
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Dat inkoopgegevens zorgvuldig en juist worden ingevoerd, dat vind je de normaalste zaak van de wereld. Wat jouw baan als administratief medewerker contractbeheer bij het ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag bijzonder maakt? Je draagt in een nog behoorlijk nieuwe organisatie bij aan verbeteringen in de processen waarvoor jij samen met je collega’s verantwoordelijk bent. En dagelijks werk je samen met collega’s van over de hele aardbol aan uiteenlopende contracten!

Als administratief medewerker contractbeheer ga je aan de slag bij de afdeling Inkoop van de Financiële Service Organisatie (FSO). Hier werk je samen met je collega’s van het contractteam aan goede registratie van contracten en financiële verplichtingen. Voor andere collega’s binnen het FSO ben je het eerste aanspreekpunt voor systeemtechnische vragen op het gebied van contractbeheer. Ook heb je contact met collega’s buiten de FSO, waar nodig in het Engels. Zo zorg je dat zaken goed afgestemd, tijdig en juist vastgelegd zijn.

Jouw werkzaamheden zijn onder andere:

  • het registreren van inkoop- en huurcontracten en wijzigingen daarop in SAP;
  • het vastleggen van financiële verplichtingen in SAP-ECC;
  • het regelen van repeterende betalingen;
  • het aanleggen van inkoopdossiers.

Gamebased assessment
Voor deze vacature vragen we je een gamebased assessment te maken. Wat betekent dat? In deze assessmentvorm speel je verschillende games. Aan de hand van jouw resultaten kunnen wij beoordelen of je over de competenties en/of vaardigheden beschikt die je nodig hebt om de functie goed te kunnen vervullen. Extra leuk voor jou: nadat je de gamebased assessment hebt voltooid, krijg jij ook een mooi rapport.

Goed om te weten:
Nadat je jouw sollicitatie hebt ingestuurd, ontvang je (in de ontvangstbevestiging van je sollicitatie) een uitnodiging met een link naar het assessment. Je hebt tot 48 uur na het sluiten van de vacature de tijd om het assessment af te ronden.

Het resultaat van je assessment wordt gedeeld met het ministerie van Buitenlandse Zaken. Je hebt te allen tijde de mogelijkheid om je account te verwijderen, zodat je resultaten niet meer zichtbaar zijn voor het ministerie.

 

Meer over de functiegroep Medewerker Administratie

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie Financiële Service Organisatie (FSO) is in 2018 ontstaan door de samenvoeging van verschillende regio-organisaties. We bestaan uit de afdelingen Departement, Posten, PCM (payment and cash management), Concernadministratie en Inkoop. Daarnaast is er een stafafdeling die zich onder meer richt op interne controle en (het opleveren van) de jaarrekening. Met in totaal zo’n 170 medewerkers ondersteunen we de reguliere bedrijfsvoering en de beleidsuitvoering van het ministerie. Onze directie is gevestigd in Terminal Zuid op de Schedeldoekshaven, vlakbij Den Haag CS.

Afdeling Inkoop
Klanten van de afdeling Inkoop (FSO Inkoop) zijn de directies van het kerndepartement én de circa 150 posten van Buitenlandse Zaken die verspreid zitten over de hele wereld. Tijds- , taal- en cultuurverschillen zorgen voor een bijzondere dynamiek.

Binnen onze afdeling vormen 10 collega’s het inkoopteam. Het contractbeheerteam bestaat uit 6 collega’s. Onder leiding van het afdelingshoofd en in een informele sfeer werken we hard. De tijdsdruk is regelmatig hoog. Maar er is altijd tijd voor een grapje en om met elkaar te sparren. We hechten veel waarde aan goed onderling contact. Bovendien zorgen de ervaren professionals binnen onze teams voor kennisdeling met en begeleiding van de minder ervaren collega’s. We werken afwisselend thuis en op kantoor.

Ministerie van Buitenlandse Zaken

Het ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering, inclusief de ontwikkelingssamenwerking, en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.

Het ministerie van Buitenlandse Zaken voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in leeftijd, geslacht, cultuur, achtergrond, kennis en competenties.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Solliciteren?

Ministerie van Buitenlandse Zaken nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Financieel-administratief medewerker

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 8
  • Reageren voor 10 oktober
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Administratief/hr-medewerker directie Azië en Oceanië

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Rijnstraat 8 te Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 9
  • Reageren voor 10 oktober
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Adviseur internationale uitzendingen

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 9
  • Reageren voor 10 oktober
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd