Administratief/hr-medewerker directie Azië en Oceanië

Ministerie van Buitenlandse Zaken

  • Stand­plaats Rijnstraat 8 te Den Haag
  • Contractduur 24 maanden
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €3.028 - €4.247
  • Niveau MBO - 4
  • Vakgebied Administratief / secretarieel, Personeel en organisatie
  • Reageren voor 10 oktober
  • Vacaturenummer 603
  • Plaatsingsdatum 16 september 2022
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Het managementteam ondersteunen en adviseren als het gaat om personeelsbeheer of complexe financiële en administratieve vraagstukken. Functieprofielen aanpassen. Een schema opstellen voor het voeren van personeelsgesprekken door leidinggevenden. Overleg voeren over de bestedingen van de directie Azië en Oceanië. Het is nog maar een greep uit jouw afwisselende takenpakket als administratief en hr-medewerker bij het ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag.

Draai jij je hand niet om voor complexe processen en vraagstukken? Dan is dit de functie voor jou. Want gaat het om personeels- en bedrijfsvoeringsprocessen, dan ben jij degene die het management van de directie Azië en Oceanië ondersteunt en adviseert.

Jouw taken

  • Je beheert de humanresourcemanagement-informatie met betrekking tot de formatie, de bezetting en het budget van de directie. Zo verzamel en analyseer je hr-informatie en adviseer je het MT.
  • Je organiseert de personeelscyclus. Denk bijvoorbeeld aan het tijdig plannen van personeelsgesprekken (start- en functioneringsgesprekken) en het monitoren van tijdige verslaglegging in het systeem P-Direkt.
  • Je ondersteunt het MT bij de voorbereiding van het sociaal medisch overleg en bij het invullen van het hrm-systeem People Inc. Ook vraag je gegevens op over bijvoorbeeld ziekteverzuim en het aantal personeelsgesprekken en -verslagen.
  • Je draagt administratief en operationeel bij aan het vervullen van vacatures. Denk aan het aanpassen van functieprofielen, het tijdig indienen van geactualiseerde profielen met het oog op publicatie (intern en/of extern), het maken van een kandidatenoverzicht en het plannen van interviews met kandidaten.
  • Je zet een SharePoint-omgeving op voor het hr-deel van de directie en beheert deze.
  • Je onderhoudt contacten met de hr-collega van het directoraat-generaal Politieke Zaken en met de collega’s van de Personeelsdiensten en de Financiële Service Organisatie.
  • Je draagt praktisch en inhoudelijk bij aan relevante overleggen van de directie.

Daarnaast pak je in overleg met het MT ook andere werkzaamheden op rondom bedrijfsvoering of complexere administratieve taken. Klantgerichtheid staat hierbij voorop: je verplaatst je in de situatie van de klant en komt met een passende oplossing. Ook op teamniveau signaleer je proactief wensen, behoeften en knelpunten. Je denkt mee, plant tijdig, komt met verbetervoorstellen om efficiënter te werken en implementeert deze samen met je team. Zo draag je bij aan een integere en soepele samenwerking tussen het team en onze klanten.

Gamebased assessment
Voor deze vacature vragen we je een gamebased assessment te maken. Wat betekent dat? In deze assessmentvorm speel je verschillende games. Aan de hand van jouw resultaten kunnen wij beoordelen of je over de competenties en/of vaardigheden beschikt die je nodig hebt om de functie goed te kunnen vervullen. Extra leuk voor jou: nadat je de gamebased assessment hebt voltooid, krijg jij ook een mooi rapport.

Goed om te weten:
Nadat je jouw sollicitatie hebt ingestuurd, ontvang je (in de ontvangstbevestiging van je sollicitatie) een uitnodiging met een link naar het assessment. Je hebt tot 48 uur na het sluiten van de vacature de tijd om het assessment af te ronden.

Het resultaat van je assessment wordt gedeeld met het ministerie van Buitenlandse Zaken. Je hebt te allen tijde de mogelijkheid om je account te verwijderen, zodat je resultaten niet meer zichtbaar zijn voor het ministerie.

Meer over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Je ondersteunt en adviseert het MT van de directie Azië en Oceanië (DAO). Deze regiodirectie is, samen met onze bilaterale posten, de spil in de betrekkingen van het Koninkrijk met de landen in de regio Azië en Oceanië. De directie bewaakt de samenhang van het buitenlands beleid voor deze regio.

De belangrijkste taak van DAO is om in overleg met de posten een samenhangend en effectief beleid te ontwikkelen en uit te voeren voor de regio Azië en Oceanië en de afzonderlijke landen in die regio’s. Wij vervullen een centrale, regisserende en coördinerende rol in de aansturing van de posten in Azië. Daarnaast verschaffen we beleidsinformatie aan Nederlandse hoogwaardigheidsbekleders bij inkomende en uitgaande bezoeken (ook als die online plaatsvinden). En we functioneren als eerste contactpunt en coördinator voor het geïntegreerde buitenlands beleid in de regio voor de Rijksoverheid, het bedrijfsleven, ngo’s en anderen. We hechten er veel waarde aan dat we naar buiten gericht en flexibel zijn en goed samenwerken met collega’s.

DAO bestaat op dit moment uit in totaal uit ruim dertig medewerkers: een directeur, een plaatsvervangend directeur, twee teams met elk twee clusters (Team 1: China Eenheid en Oost-Azië-cluster, en Team 2: Zuid-Azië en Zuidoost-Azië) en drie managementondersteuners. De clusters bestaan uit een clustercoördinator en een aantal (senior) beleidsmedewerkers. Onze directie is volop in ontwikkeling en zal de komende tijd groeien.

DAO kent een informele werksfeer. Collegialiteit, vertrouwen in medewerkers, een goede balans tussen werk en privé, inhoudelijke kennis, directe en korte communicatielijnen staan hoog in het vaandel. Onze mensen zijn flexibel en bereid een stap harder te lopen om collega’s te helpen en interne en externe stakeholders altijd zo goed mogelijk te bedienen.

Ministerie van Buitenlandse Zaken

Het ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering, inclusief de ontwikkelingssamenwerking, en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.

Het ministerie van Buitenlandse Zaken voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in leeftijd, geslacht, cultuur, achtergrond, kennis en competenties.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Gerrie Willems, Plaatsvervangend directeur

+31 6 31108625

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Ministerie van Buitenlandse Zaken nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Senior beleidsmedewerker westelijk halfrond

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Rijnstraat 8 te Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 10 oktober
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Senior beleidsmedewerker Zuid-Azië / India

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Rijnstraat 8 te Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 10 oktober
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Administratief medewerker contractbeheer

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 8
  • Reageren voor 10 oktober
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd