Administratief contractbeheerder vastgoed

Rijksvastgoedbedrijf (RVB)

  • Stand­plaats Den Haag
  • Werkplekken 3
  • Contractduur 1 jaar
  • Uren per week 32 - 36
  • Maand­salaris €3.028 - €4.247
  • Niveau Bachelor - HBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel, Techniek / productie, Documentatie en Informatievoorziening
  • Reageren voor 13 februari Nog 14 dagen
  • Vacaturenummer RVB/VB/REAL/23/02
  • Plaatsingsdatum 25 januari 2023
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Zorgen dat onze klanten ongestoord en veilig gebruik kunnen maken van het rijksvastgoed; daarin vorm jij als administratief contractbeheerder een belangrijke schakel. Van de technische gebouwinformatie tot de financiële gegevens; jij zorgt dat de administratie rondom het contractbeheer met onderhoudspartners volledig up-to-date is. En dat voor de meest bijzondere gebouwenvoorraad van Nederland, die onder meer uit gevangenissen, paleizen en musea bestaat.

Samen met de coördinerend contractbeheerder, technisch contractbeheerder en administratief medewerker vorm je een vast team. Jullie zorgen dat het onderhoud aan de panden tijdig én op de juiste manier wordt uitgevoerd. Samen beheren jullie een aantal onderhoudscontracten voor een deel van de gebouwenvoorraad van het Rijksvastgoedbedrijf. Vaak heb je hierbij te maken hebt met één aannemer of installateur die zorgt voor het totale onderhoud van een of meer gebouwen. Van tijd tot tijd bezoeken jullie de rijksgebouwen en -terreinen om te kijken of afspraken nagekomen worden. Ook bezoeken jullie als team aannemers voor contractbesprekingen.

Binnen jouw contractteam zorg jij dat de administratie volledig op orde is. Een zorgvuldige klus; dankzij jou beschikken we altijd in een handomdraai over de meest actuele gegevens. Dit is van belang als leveranciers bijvoorbeeld niet aan contractuele of wettelijke gestelde verplichtingen voldoen of wanneer een pand in de verkoop gaat. Je werkt voornamelijk met het systeem Oracle, Condor en Apro. Hierin maak je onder meer inkooporders aan en verwerk je mutaties in contracten. Verder beoordeel jij de wettelijke verplichtingen die verbonden zijn aan het onderhoud van vastgoed.

Hebben collega’s periodieke overzichten nodig, bijvoorbeeld over het aantal storingen in panden? Dan haal jij die uit het systeem en maak je heldere overzichten. Op basis hiervan kan een coördinerend contractbeheerder of objectmanager het gesprek aangaan met de onderhoudsleveranciers. Tot slot heb je een belangrijke rol in de contract-overleggen die jij en jouw collega’s met de onderhoudsleverancier voeren. Hierin wordt besproken en geëvalueerd of de afgesproken werkzaamheden zijn uitgevoerd en of de aannemer of installateur aan de contractvoorwaarden voldoet. Jij verzamelt relevante stukken en overzichten, zorgt dat zowel de leverancier als jouw collega’s hierover tijdig beschikken, en zorgt voor de verslaglegging en archivering van de overleggen.

In de rol van Administratief Contractbeheerder heb je, naast je werkzaamheden voor je contractteam, ook affiniteit met systeem- en procesontwikkelingen en denkt proactief mee om continue te verbeteren in een lerende organisatie. Naast dat je verantwoordelijk ben voor werkzaamheden binnen je eigen team, ben je ook bereid om waar nodig collega’s te assisteren en ben jij een echte teamspeler.

  • Je bent een teamspeler die in een team goed kan samenwerken.
  • Je hebt hbo-werk- en denkniveau in een administratieve richting, of een mbo-diploma met recente werkervaring in een administratieve functie waardoor je op hbo-niveau presteert.
  • Je hebt enkele jaren ervaring met de administratie taken van inkoop, contractbeheer en/of contractmanagement, of je hebt een opleiding of training in een van de vakgebieden gevolgd.
  • Je hebt een pré als je ervaring hebt met geautomatiseerde (integrale) informatiesystemen, zoals Oracle (EBS), Condor en Apro
  • Je hebt affiniteit met technische vakgebieden, zoals bouwkunde of installatietechniek.
  • Je bent een prettige samenwerkings- en gesprekspartner voor je collegae en externe partijen.
  • Je kunt je zowel schriftelijk als mondeling helder uitdrukken.
  • Je kunt goed schakelen tussen verschillende taken en begrijpt dat dagen er soms anders uit kunnen zien dan je van tevoren gepland had.
  • Salaris­niveau schaal 9
  • Maand­salaris Min €3.028 Max. €4.247 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
  • Contract­duur 1 jaar
  • Minimaal aantal uren per week 32
  • Maximaal aantal uren per week 36

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

  • De sollicitatiegesprekken vinden plaats op week 8 of week 9
  • De sollicitatiegesprekken vinden fysiek plaats in Den Haag.
  • Mogelijk is voor de uitoefening van je werkzaamheden bij het Rijksvastgoedbedrijf (in de toekomst) een veiligheidsonderzoek aan de orde. We gaan ervan uit dat je daaraan meewerkt.
  • Omdat we duurzaamheid stimuleren, reizen we zoveel mogelijk met het openbaar vervoer. Je krijgt daarom van ons een ov-kaart voor woon-werkverkeer en dienstreizen. Voor locaties die niet goed te bereiken zijn met het ov zijn bedrijfsauto's beschikbaar.
  • Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken we onafhankelijk van tijd, plaats en apparaat. Je overlegt met het clusterhoofd hoe je hier invulling aan geeft. Het kan dus ook zijn dat je af en toe op een andere locatie of thuis werkt.
  • Een assessment kan deel uitmaken van de procedure.

Meer over de functiegroep Senior Medewerker Vastgoed en Infrastructuur

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Afdeling omschrijving Afdeling Realisatie Landelijk
De afdeling maakt deel uit van de directie Vastgoedbeheer. We bestaan nu ruim een jaar en zijn nog volop in ontwikkeling. De scope van onze afdeling ligt op contractmanagement, landelijke projecten en regie op veiligheidsonderwerpen binnen onze vastgoedportefeuille. Dat doen we op dit moment samen met ongeveer 125 collegae. In de loop van dit jaar en begin volgend jaar komen nieuwe taken en werkvelden naar ons toe, dus we zijn volop in beweging! We werken vanuit onze visie en missie aan de best passende dienstverlening richting onze partners en relaties.

Sectie Contractvorming en Beheer
Jij gaat aan de slag bij de sectie, die bestaat uit meerdere clusters, en verantwoordelijk is voor het contractbeheer en de ontwikkeling, verbetering en implementatie van de landelijke contracten rondom het onderhoud. Daarnaast richten we ons op de integrale beheercontracten, de servicecontracten voor de wettelijke keuringen en voor de gebruikersinstallaties van de rijkspanden. Het beheer van deze contracten vraagt om terugkerend preventief en correctief onderhoud én inzicht in wettelijke verplichtingen. Ook implementeren we de contracten in diverse ICT-systemen en dragen we zorg voor autorisatieaanvragen voor leveranciers en medewerkers van het Rijksvastgoedbedrijf. Tot slot vertalen we de onderhoudsbehoeften naar bestekken, contracten en contractaanvragen, waarna de afdeling Inkoop en Contractmanagement deze kan aanbesteden.

Cluster Contractbeheer
Je komt terecht in een enthousiast contractteam, dat graag een stapje extra zet om doelen te bereiken. Binnen het contractteam heb je zeer intensief overleg met je coördinerend contractbeheerder en technisch contractbeheerder. We bieden elkaar een luisterend oor en kunnen altijd bij elkaar terecht voor vragen of advies. Met de andere administratief contractbeheerders bespreek je eens per maand operationele zaken in een werkoverleg, waarbij jij en je collegae ook de ruimte krijgen om presentaties te geven over de nieuwste ontwikkelingen. En eens per maand overleggen we met het gehele cluster over lopende zaken.

Rijksvastgoedbedrijf (RVB)

Het Rijksvastgoedbedrijf, onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, is de grootste opdrachtgever in Nederland op het gebied van vastgoed. Wij zijn een professionele organisatie met een enorme hoeveelheid beschikbare kennis en ervaring. We beheren ruim 12 miljoen vierkante meter gebouwen en circa 89.000 hectare grond. Onze medewerkers ontwikkelen en beheren onder meer rechtbanken, kazernes, magazijnen, kantoren, musea, gevangenissen, gerechtsgebouwen, paleizen en monumenten.

Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken project- en procesmanagers, inkopers, contractmanagers, gebouwbeheerders, juristen, restauratiespecialisten, ingenieurs en architecten. Maar ook ecologen en kunsthistorici. Wij zorgen voor beheer en onderhoud, aan- en verkoop, nieuwbouw, verbouw en renovatie én ontwikkeling en herontwikkeling van gebouwen en terreinen.

Zie https://www.rijksvastgoedbedrijf.nl/over-ons voor meer informatie over het Rijksvastgoedbedrijf.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Tanja Poesse, clusterhoofd

06-29476887

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Backoffice Werving & Selectie

070-4266161

Solliciteren?

Rijksvastgoedbedrijf (RVB) nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Senior Bibob-onderzoeker

Rijksvastgoedbedrijf (RVB)
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 9,schaal 10
  • Reageren voor 10 februari
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Assetmanager

Rijksvastgoedbedrijf (RVB)
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 11,schaal 12
  • Reageren voor 3 februari
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Adviseur ICT rijksvastgoed

Rijksvastgoedbedrijf (RVB)
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 7 februari
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd